Company Description

Het is AbbVie’s missie om innovatieve geneesmiddelen te ontwikkelen en met zorgoplossingen te komen voor de medische uitdagingen van deze tijd. We streven naar een blijvende impact op de levens van mensen in verschillende therapeutische gebieden – immunologie, oncologie, neurologie en oogzorg – en met producten en diensten van ons Allergan Aesthetics portfolio.

Kijk voor meer informatie over AbbVie op www.abbvie.nl. Volg @abbvie op X, Facebook, Instagram, YouTube en LinkedIn.

Job Description

Wil jij uitblinken als Management Assistant in een internationaal team waar diversiteit, samenwerking en ontwikkeling centraal staan? Op onze locatie in Zwolle bied jij organisatorische en administratieve ondersteuning binnen AbbVie. Je werkt samen met mensen uit verschillende landen en disciplines, krijgt verantwoordelijkheid en draagt bij aan een soepel functionerend kantoor en bedrijfsvoering.

Jouw rol bij AbbVie

Als Management Assistant ben jij de steunpilaar van het lokale directieteam en ben je onderdeel van een enthousiast Office Management team. Je ondersteunt (2 tot 4) MT leden met uiteenlopende werkzaamheden, waarbij nauwkeurigheid, integriteit en klantgerichtheid centraal staan. Je schakelt makkelijk tussen verschillende prioriteiten, ondersteunt bij het organiseren van interne en externe meetings en events en neemt initiatief voor (verbeter) projecten. Naast je secretariële en administratieve taken, draag je bij aan facilitaire taken zoals ontvangst van bezoekers en efficiënt voorraadbeheer. Ook is er volop ruimte voor eigen inbreng en groei binnen een veranderende professionele omgeving.

Uitgelichte verantwoordelijkheden

Proactief beheer van agenda’s van directieleden en het tijdig signaleren/oplossen van planningsconflicten.
Organiseren en ondersteunen van reizen (o.a. boekingen, visa, agenda).
Coördinatie van interne en externe meetings en events (locatie, catering, uitnodigingen, notuleren, actiepunten bijhouden).
Ondersteunen bij onboarding van nieuwe collega’s.
Meewerken aan Office Management- en (verbeter) projecten binnen het team.
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe bezoekers.
Aannemen en afhandelen van kantoor- en facilitaire verzoeken (bestellingen, voorraadbeheer, ontvangst bezoekers, toegangspassen etc.).
Voorbereiden en uitwerken van presentaties en managementrapportages.
Opstellen en bijhouden van rapporten, organogrammen en mailinglijsten.
Correspondentie en documentbeheer.

Qualifications

Een afgeronde secretaresseopleiding (bijvoorbeeld Schoevers of Directie Secretaresse) of aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een internationale, dynamische omgeving.
Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift.
Minimaal hbo werk- en denkniveau.
Goede kennis van MS Office, met name Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel.
Servicegericht, nauwkeurig en stressbestendig; in staat te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
Sterke proactiviteit, zelfstandigheid en integriteit.
Kennis van en affiniteit met kantoor- en facilitaire taken is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

Wat bieden wij?

Een dynamische en internationale werkomgeving waar veel aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling en teamontwikkeling.
Een functie voor 28 tot 32 uur per week; flexibele inzetbaarheid bespreekbaar.
Een warm, collegiaal en professioneel team dat volop in ontwikkeling is.
Een arbeidsvoorwaardenpakket dat past bij een toonaangevend, wereldwijd gezondheidsbedrijf.

Geïnteresseerd? Solliciteer direct, wij kijken uit naar jouw komst bij AbbVie Zwolle!

Additional Information

AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives and serving our community.  Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled.

US & Puerto Rico only - to learn more, visit https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.html

US & Puerto Rico applicants seeking a reasonable accommodation, click here to learn more:

https://www.abbvie.com/join-us/reasonable-accommodations.html

Recruitment Fraud Alert

We have recently become aware of various recruitment phishing scams targeting job seekers. Please be advised:

AbbVie will never request sensitive personal information (such as bank account details, social security numbers, or payment of any kind) during the recruitment process.
If you suspect you have received a fraudulent offer or communication claiming to be from AbbVie, please do not respond, open any attachments, or click on any hyperlinks.

If you have any questions or concerns regarding the authenticity of a communication alleged to have been made by or on behalf of AbbVie, please contact us immediately.

Protect yourself by verifying job offers and communications. Your safety is important to us.

Where We Work

Role is exclusively performed at a site or office and onsite presence is required. Employees who are site/office-based and can occasionally perform their role virtually work both in the office and remotely*, following the policies and regulations in place at their location. US Employees must be in the office on Tuesday, Wednesday, and Thursday with flexibility to work remotely on Mondays and Fridays. Three days in the office is the minimum; some individuals or teams may require more in-office days due to meetings, business/project needs or their role.