Assistante Administrative des Opérations Médicales Internationales bilingue

La mission d'AbbVie est de découvrir et de fournir des médicaments et des solutions innovants qui permettent de fournir des traitement à problèmes de santé d'aujourd'hui et de relever les défis médicaux de demain. Nous nous efforçons d'avoir un impact remarquable sur la vie des patients dans plusieurs domaines thérapeutiques clés (immunologie, oncologie, neurosciences et soins oculaires) et dans les produits et services de notre portefeuille Allergan Aesthetics. Pour plus d'informations sur AbbVie, rendez-vous sur www.abbvie.com. Suivez @abbvie sur Twitter, Facebook, Instagram, YouTube and LinkedIn. 

AbbVie France recrute un.e Assistant.e Administrative bilingue , rattaché.e à la Directrice des Affaires Médicales.
 

Que pouvons-nous accomplir ensemble ?   

En intégrant notre entreprise en tant qu’Assistant.e Administrative bilingue, vous contribueriez à notre mission à apporter à l’équipe médicale le support nécessaire à la bonne conduite des projets médicaux. Cela permettra de mettre à disposition nos expertises, nos ressources et une approche unique de l’innovation pour développer des thérapies innovantes qui répondent à des maladies chroniques et/ou complexes et graves, capables de transformer la vie des patients. 
  

À ce titre, vos principales missions seront :    

• Gérer les contrats de collaboration scientifique filiale et hors filiale (cross-border) : constitution des dossiers complets en coopération avec l’équipe internationale à l’origine de la demande, vérification des libellés de prestation et des montants des honoraires et avantages, transmission des dossiers à la cellule DMOS, suivi des paiements aux experts externes dans le respect des guidelines Ethics & Compliance
• Gérer les dossiers DMOS filiale (constitution des dossiers et transmission à la cellule DMOS ou constitution des dossiers et transmission au Conseil de l’Ordre compétent dans le cas particulier des dossiers en lien avec la recherche médicale).
• Gérer les voyages (comparer les tarifs, commander les billets, faire les démarches d’information pour déclarer tout voyage à la CPAM, transmettre les factures de voyage à la comptabilité après les avoir entrées dans un fichier de suivi)
• Etablir les contrats de collaboration scientifique/prestation de service des experts et/ou CRO (compléter les contrats avec les informations données par le RUM/les médecins de gamme, réclamer à l’expert/CRO les documents à joindre au contrat, établir les fiches contrats à faire signer, adresser les contrats à l’expert/CRO)
• Entrer tous les contrats dans la base CONTRAT CAS (scanner les contrats, entrer les données requises dans la base et y annexer le contrat, compléter le document ad hoc)
• Constituer et faire le suivi des dossiers de subventions (constitution du dossier puis transmission à la cellule DMOS)
• Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes (rechercher les lieux, sélectionner plusieurs endroits, choisir le plus adapté en accord avec le RUM, réserver les salles de réunion, organiser les pauses-repas, l’hospitalité et transferts lorsqu’approprié) dans le respect des politiques et procédures en vigueur
• Lire, valider et mettre en application toutes les procédures incombant à son métier, via Compliance Wire ou toute autre interface dédiée

Qui Etes-Vous ?  

Vous êtes diplômé(e) d’un BTS secrétariat et vous avez au moins deux ans d’expérience, de préférence dans l’industrie pharmaceutique.   
 

 Connaissances et compétences requises  

• Vous êtes structuré.e et vous avez le sens du détail 
• Vous maitrisez les outils bureautique (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, etc), ainsi que Concur et Isotrian 
• Vous avez au moins deux ans d’expérience travaillant en anglais, ou vous avez un bon niveau d’anglais 
   

Qualités requises  

• Vous avez la capacité à vous adapter et à naviguer dans un environnement dynamique 
• Vous avez l’esprit d'équipe, une attitude positive
• Vous êtes flexible et appréciez la collaboration 
• Vous êtes responsable et aimez identifier et saisir les opportunités avec anticipation

Quelles sont les autres informations importantes pour vous ?  

  
Travailler chez AbbVie France, c’est aussi bénéficier d’un environnement de travail pensé pour ses collaborateurs. En effet, nos bureaux sont localisés au parc d’affaires de Rungis situés à 5min de la ville de Rungis, et desservis depuis Paris par la ligne 14, le RER C, le tram 7, et le bus 216. Une salle de gym, ainsi que des cantines, restaurants, et Food trucks se trouvent également au sein du parc d’affaires.   

Pour l’équilibre vie professionnelle/ personnelle, AbbVie France offre la possibilité d'effectuer jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine, et ce, en fonction des modalités définies dans l’accord collectif dédié. AbbVie France propose aussi d’autres avantages, comme un plan d’achat d’actions à ses salariés. Retrouvez plus d’informations concernant les avantages chez AbbVie France en cliquant ici : https://www.abbvie.fr/careers/benefits1.html  

Chez nous, l’égalité, la diversité et l’inclusion sont des piliers essentiels. Nous sommes fiers d’avoir bâti un environnement qui permet à chacun de nos collaborateurs du monde entier de réaliser pleinement son potentiel.    

Vous pouvez nous trouver à www.abbvie.com / @ABBVIE sur Twitter, Facebook, Instagram, YouTube LinkedIn.  

AbbVie s'engage à agir avec intégrité, à favoriser l'innovation, à transformer des vies, à servir notre communauté et à promouvoir la diversité et l'inclusion. AbbVie a pour politique d'employer les personnes qualifiées les plus compétentes sans discrimination à l'encontre des employés ou des candidats pour des raisons de race, de couleur, de religion, d'origine nationale, d'âge, de sexe (y compris la grossesse), de handicap physique ou mental, de maladie, d'informations génétiques, d'identité ou d'expression de genre, d'orientation sexuelle, d'état civil, de statut d'ancien combattant protégé ou de tout autre statut de groupe protégé par la loi.