Assistant.e Administratif.ve

La mission d'AbbVie est de découvrir et de mettre à disposition des thérapies et des solutions innovantes qui permettent de répondre à des maladies graves d’aujourd’hui, et de relever les défis médicaux de demain. Nous nous efforçons d'avoir un impact remarquable sur la vie des patients dans plusieurs aires thérapeutiques clés majeures : immunologie, ophtalmologie, oncologie, neurosciences et virologie, ainsi qu’en médecine esthétique avec les produits et services de notre portefeuille Allergan Aesthetics.   

Pour plus d'informations sur AbbVie, rendez-vous sur : www.abbvie.com  - www.abbvie.fr. Suivez @abbvie sur LinkedIn, X (ex Twitter), Instagram, et YouTube.  

Rejoignez AbbVie France en tant qu’Assistant.e Administrative bilingue en anglais! Vous serez rattaché.e à la Directrice Medical pour soutenir l'unité médical. 

En intégrant notre entreprise en tant qu’Assistant.e Administrative bilingue en anglais, vous gérerez les contrats de collaboration scientifique filiale et hors filiale et apporterez à l’équipe médicale le support nécessaire à la bonne conduite des projets médicaux. Vous contribuerez à notre mission à mettre à disposition nos expertises, nos ressources et une approche unique de l’innovation pour développer des thérapies innovantes qui répondent à des maladies chroniques et/ou complexes et graves, capables de transformer la vie des patients.  
  

À ce titre, vos principales missions seront :    

• Gérer les contrats de collaboration scientifique hors filiale (cross-border) : constitution des dossiers complets en coopération avec l’équipe internationale à l’origine de la demande, vérification des libellés de prestation et des montants des honoraires et avantages, transmission des dossiers à la cellule DMOS, suivi des paiements aux experts externes dans le respect des guidelines OEC 
• Gérer les dossiers DMOS filiale : constitution des dossiers et transmission à la cellule DMOS ou constitution des dossiers et transmission au Conseil de l’Ordre compétent dans le cas particulier des dossiers en lien avec la recherche médicale.  
• Assurer le suivi budgétaire (compléter les documents de suivi financier régulièrement, établir les paniers d’achat, signaler toute incohérence au Responsable d’Unité Médicale (RUM), vérifier et compléter les suivis budgétaires mensuels du Contrôleur de Gestion, établir les Fiches Evaluation Fournisseur.)
• Gérer les voyages (comparer les tarifs, commander les billets, faire les démarches d’information pour déclarer tout voyage à la CPAM, transmettre les factures de voyage à la comptabilité après les avoir entrées dans un fichier de suivi)
• Gérer le classement et l’archivage (documents afférents aux contrats de collaboration.)
• Etablir les contrats de collaboration scientifique/prestation de service des experts (compléter les contrats avec les informations données par le RUM/les médecins de gamme, réclamer à l’expert les documents à joindre au contrat, établir les fiches contrats à faire signer, adresser les contrats à l’expert)  
• Entrer tous les contrats dans la base CONTRAT CAS (scanner les contrats, entrer les données requises dans la base et y annexer le contrat, compléter le document ad hoc) 
• Constituer et faire le suivi des dossiers de subventions (constitution du dossier puis transmission à la cellule DMOS) 
• Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes (rechercher les lieux, sélectionner plusieurs endroits, choisir le plus adapté en accord avec le RUM, réserver les salles de réunion, organiser les pauses-repas, l’hospitalité et transferts lorsqu’approprié) dans le respect des politiques et procédures en vigueur 
• Lire, valider, et mettre en application toutes les procédures incombant à son métier, via Compliance Wire ou toute autre interface dédiée 
• Assurer les tâches d’assistanat selon besoins (ex: gérer les agendas, fixer les rendez-vous, faire les commandes de fournitures) 

Vous êtes diplômé(e) d’un BTS secrétariat et vous avez au moins deux ans d’expérience. Une expérience dans l’industrie pharmaceutique serait un plus. 
  
Connaissances et compétences requises  

• Vous êtes structuré.e et vous avez le sens du détail 
• Vous maitrisez les outils bureautique (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, etc), ainsi que Concur et Isotrian 
• Vous avez au moins deux ans d’expérience travaillant en anglais, ou vous avez un bon niveau d’anglais  

Qualités requises  

• Capable de naviguer dans un environnement très dynamique, vous anticipez les choses et vous vous adaptez rapidement 
• Vous avez l’esprit d'équipe - vous êtes responsable, avez une attitude positive, êtes flexible, et appréciez la collaboration 
• Vous aimez identifier et saisir les opportunités  
• Vous êtes à l’aise pour travailler en anglais 

Quel que soit votre domaine d'expertise : médical, réglementaire, accès au marché, ressources humaines, juridique, marketing, communication... vous trouverez chez AbbVie, des défis passionnants et des opportunités pour explorer de nouveaux parcours professionnels. 

D’un point de vue pratique et vie quotidienne au travail : actuellement situé à Rungis, le siège social d’AbbVie France sera transféré au 5/13 Bd de la République, 92100 Boulogne-Billancourt en fin d’année 2025. Les nouveaux locaux en bord de Seine accueilleront les équipes France et Europe, thérapeutiques et esthétiques, dans 2 bâtiments de sept étages fraîchement rénovés au sein d’un Campus de 4 bâtiments. 

Chaque étage sera équipé de salles de réunion et d'espaces de détente favorisant la collaboration et les échanges informels. Les locaux disposeront également d’espaces extérieurs, et notamment d’une cour intérieure végétalisée et d’un rooftop privatif avec vue sur la Seine, uniquement pour les collaborateurs d’AbbVie.  

De nombreux services seront proposés sur place : parking voitures et motos avec bornes de recharge électrique, local vélos, restaurant inter-entreprises, salle de sport et conciergerie. 

Au cœur d’un quartier dynamique et animé, avec de nombreuses commodités, nos futurs bureaux seront facilement accessibles en transports en commun avec la ligne de métro 9, le RER C, le tram T2 et les lignes de bus 126, 189, et 289 à proximité.  

Depuis 2015, AbbVie est reconnue Great Place to Work. Nous sommes dans le top 5 des entreprises où il fait bon travailler. Nous sommes également l’une des rares entreprises à être distinguée « Best Workplace for Women », qui reconnait la capacité des entreprises à prendre en compte des enjeux sociétaux majeurs tels que l’égalité femmes-hommes. 

Chez AbbVie, nous valorisons l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous offrons la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine, selon les modalités définies dans notre convention collective. Rejoignez-nous pour faire partie d'une équipe diversifiée et collaborative.  

Retrouvez plus d’informations concernant les avantages chez AbbVie France en cliquant ici : https://www.abbvie.fr/rejoindre-abbvie/la-vie-chez-abbvie/avantages.html  

Vous pouvez nous trouver à  www.abbvie.com  - www.abbvie.fr. Suivez @abbvie sur LinkedIn, X (ex Twitter) et YouTube.

AbbVie est un employeur garantissant l'égalité des chances et s'engage à agir avec intégrité, à stimuler l'innovation, à transformer des vies et à servir notre communauté. Employeur garantissant l'égalité des chances pour les anciens combattants et les personnes en situation de handicap.