Tender Office Specialist

AbbVie's mission is to discover and deliver innovative medicines and solutions that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people's lives across several key therapeutic areas – immunology, oncology, neuroscience, and eye care – and products and services in our Allergan Aesthetics portfolio. For more information about AbbVie, please visit us at www.abbvie.com. Follow @abbvie on X, Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn and Tik Tok.

Responsabilità Principali:

• Monitoraggio quotidiano delle piattaforme di Public Procurement nazionali, regionali e delle ASL/Aziende Ospedaliere per l’individuazione di bandi e opportunità di business.
• Analisi approfondita della documentazione di gara per verificare la conformità ai requisiti e formulazione di richieste di chiarimento nei tempi previsti.
• Redazione di schede di sintesi e condivisione delle opportunità con le Business Unit di riferimento.
• Coordinamento della raccolta delle autorizzazioni interne e dei documenti necessari alla partecipazione alle procedure di gara, nel rispetto delle procedure aziendali.
• Preparazione in autonomia della documentazione amministrativa, tecnica ed economica richiesta dalle procedure di acquisizione, interfacciandosi con le funzioni interne ed esterne coinvolte.
• Editing finale e sottomissione, anche telematica, della documentazione tramite le piattaforme di procurement.
• Gestione completa delle fasi di gara: dalla qualificazione alla presentazione dell’offerta, comprova dei requisiti, estensioni, integrazioni e stipula contrattuale.
• Gestione del ciclo di vita dei contratti: integrazioni, rinnovi, proroghe e verifica della correttezza formale della documentazione.
• Mantenimento e aggiornamento del database Tender e in SAP dei contratti di vendita, per garantire la corretta fatturazione degli ordini.
• Monitoraggio costante delle tempistiche e delle scadenze delle procedure.
• Supporto nella risoluzione di problematiche legate all’esecuzione dei contratti.
• Richiesta, emissione e controllo delle garanzie provvisorie e definitive per la partecipazione alle procedure di gara, incluso il monitoraggio delle scadenze delle stesse propedeutico alla gestione delle liberatorie.
• Gestione dell’archivio digitale e cartaceo della documentazione di gara.
• Elaborazione di reportistica periodica sulle attività e sui risultati delle procedure di gara.
• Gestione e aggiornamento delle iscrizioni agli Albi Fornitori e alle piattaforme di Public Procurement nazionali, regionali e delle ASL/Aziende Ospedaliere.
• Gestione, predisposizione e aggiornamento delle dichiarazioni previste dalla normativa vigente (D.Lgs. 50/2016 e D.Lgs. 36/2023).

Requisiti:

• Tre anni di esperienza nella gestione delle procedure di acquisizione e nella predisposizione della documentazione per la partecipazione alle gare pubbliche con focus particolare al settore farmaceutico.
• Ottima conoscenza della normativa in materia di appalti (Codice degli Appalti D.Lgs. 50/2016 e D.Lgs. 36/2023).
• Eccellente padronanza delle principali piattaforme di Public Procurement nazionali e regionali, delle ASL e Aziende Ospedaliere.
• Ottima conoscenza di MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Forti capacità di problem solving, teamwork, multitasking.
• Spiccate capacità organizzative, analitiche, proattività, orientamento al cliente, flessibilità, precisione e metodo.
• Attitudine all’analisi dei requisiti, valutazione dei rischi, identificazione delle opportunità e capacità comunicative.
• Laurea in materie economiche o giuridiche.
• Conoscenza della lingua inglese orale e scritta, livello minimo Common European Framework: B2.

AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives and serving our community.  Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled. 

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